Když založíte dokument do šanonu, máte pocit, že je hotovo. Ale jste si jistí? Papírové dokumenty mohou působit spolehlivě, jenže čas, prostředí a každodenní manipulace s ním dělají věci, které nemusí být vidět hned – a často si jich všimnete až ve chvíli, kdy dokument opravdu potřebujete. Přečtěte si náš článek a zjistěte, jak chránit informace dřív, než se ztratí.
Papír stárne. A často mnohem rychleji, než si uvědomujete. V kancelářích mu škodí suchý vzduch a kolísání teplot, ve skladech zase vlhkost, prach a špatná ventilace. Když dokumenty používáte často, trhají se a ztrácí pevnost. Když leží ladem, napadají je škůdci nebo plesniví.
Ze studií vyplývá, že až 90 % poškození vzniká běžnými podmínkami v místnosti, ne katastrofou. Jinými slovy: dokumenty se ničí potichu a postupně — a většinou si toho všimnete až ve chvíli, kdy je potřebujete. I proto se dnes stále víc firem zaměřuje na dlouhodobé strategie, kde je digitalizace firmy součástí širší změny práce s informacemi, nejen rychlým převodem vybraných dokumentů např. do PDF. S čím se fyzická správa dokumentů nejčastěji potýká?
1. Fyzické opotřebení: nejčastější a zároveň nejvíc podceňovaná hrozba
K mechanickému poškození dochází při běžném používání. Stačí dokument několikrát vytáhnout ze šanonu a projeví se to na jeho stavu — trhá se, ohýbá, špiní nebo ztratí části okrajů. Čím víc s papírem pracujete, tím rychleji se opotřebuje.
Problém ale bývá i samotné uložení. Přetížené šanony, krabice nacpané k prasknutí nebo křehký papír, který neudrží vlastní váhu, dělají z dokumentů časovanou bombu. Na první pohled vypadá všechno v pořádku, ale když spis po letech otevřete, může být v horším stavu, než čekáte.
Pokud chcete mít své informace pod kontrolou i z dlouhodobého hlediska, dává smysl začít přemýšlet o tom, jak bude ve vaší firmě probíhat digitalizace dokumentů a jak s nimi budete v budoucnu pracovat bez závislosti na papíru.
2. Vlhkost a plísně – tichý nepřítel všech archivů
Vlhkost je pro papír zkáza. Pokud je jí moc, začnou se objevovat skvrny, vlákna papíru se deformují a dokumenty se mohou slepit do jednoho bloku. A pokud vlhkost neklesne, vzniká plíseň. Plísně ale nejsou jen vizuální problém. Ohrožují i zdraví a často zničí dokumenty tak, že je už nejde zachránit.
3. Požár – zničení během minut, ne hodin
Požár je pro papír konečná. Stačí pár minut a archiv, který jste budovali roky, zmizí. A pokud oheň nezničí dokumenty přímo, postará se o ně to, co přijde potom — voda při hašení, vysoké teploty, saze nebo chemické změny způsobené kouřem.
Vhodným příkladem je požár brazilského národního muzea v roce 2018. Z původních 20 milionů sbírkových předmětů se podařilo zachránit jen zlomek. Tak křehké jsou fyzické archivy, když dojde na skutečnou katastrofu.
4. Voda – častější problém, než si připouštíte
Voda způsobuje škody nenápadně a často tam, kde byste ji vůbec nečekali. Nejde jen o havárie nebo povodně — dokumenty ničí i běžné situace, které nevypadají nebezpečně: kapající klimatizace, kondenzace v archivech bez větrání nebo obyčejná sklenice na stole.
Když se voda do papíru dostane, začne měnit jeho strukturu. Stránky se slepí, inkoust mizí a materiál se znehodnotí tak, že s ním už nejde pracovat. V mnoha firmách se dokumenty znehodnotily kvůli vodě – ne při velké havárii, ale kvůli nenápadným únikům, například z klimatizace, radiátorů nebo kondenzaci v místnostech bez větrání.
Digitální dokumenty nejsou imunní vůči fyzickým rizikům, ale lze je chránit pomocí záloh, redundantních úložišť a geograficky oddělených serverů. Proto se podobným škodám vyhnete snadněji než u papíru, který existuje jen v jednom fyzickém exempláři.
5. Škůdci – problémy, které často odhalíte až pozdě
Papír je pro mnoho škůdců ideální potrava. Rybenky, červotoči nebo hlodavci se k dokumentům dostanou rychle a tiše, často právě ve skladech, kde nejsou lidé každý den.
Když si jich všimnete až ve chvíli, kdy berete šanon do ruky, může být pozdě — některé stránky už nemusí vůbec existovat. A u hlodavců nejde jen o dokumenty; dokážou poškodit i okolní vybavení nebo elektroinstalaci, což zvyšuje riziko dalších škod.
6. Světlo – papír sice nespálí, ale znehodnotí
Dlouhé vystavení světlu dokumenty nezničí ze dne na den, ale pomalu je připravuje o čitelnost. Nejčastěji se projeví:
- blednutí inkoustu (text postupně mizí),
- žloutnutí a vyblednutí papíru,
Jakmile světlo způsobí změny v barvě nebo struktuře papíru, nejde to vrátit zpět. Dokument můžete uložit do ideálních podmínek, ale původní kvalita už se neobnoví.
7. Teplotní výkyvy – problém, kterému se těžko vyhnete
Teplota má na papír větší vliv, než se zdá. Nestačí mít dokumenty „jen v suchu“ — důležitá je stabilita prostředí. Co se může dít při nesprávné teplotě:
- vysoké teploty urychlují rozklad papíru, inkoust bledne rychleji;
- nízké teploty způsobují křehnutí vláken, dokument je náchylnější k poškození při manipulaci;
- kolísání teplot vytváří někdy kondenzaci, což může vést k navlhnutí a následným škodám.
Výkyvy jsou časté nejen ve skladech, ale i v kancelářích – třeba když se přes noc netopí nebo když se v létě prudce chladí klimatizací.
8. Lidská chyba – nejčastější důvod ztráty dokumentů
Papír může zničit vlhkost, světlo nebo plíseň. Ale největší riziko jste pořád vy – nebo váš tým.
Typické situace, které se stávají denně:
- dokument založíte jinam, než měl být,
- dokument se omylem vyhodí s reklamní poštou,
- někdo ho odnese domů a zapomene vrátit,
- při přenášení prostě vypadne mezi ostatní papíry.
Až 70 % ztrát dokumentů způsobí lidská chyba. Právě proto se firmy v posledních letech zaměřují na digitalizaci archivů, která umožňuje dohledat dokumenty podle obsahu, metadata, štítků nebo verzí, i když fyzická kopie zmizí nebo je poškozená.
Rychlá fakta o papírové dokumentaci, která vás možná překvapí:
| Fakt | Proč na tom záleží |
| Běžný kancelářský papír vydrží jen 30–50 let bez archivních podmínek. | Nehodí se pro dlouhodobé uchování klíčových smluv. |
| Až 45 % dokumentů se po fyzickém předání už nikdy nevrátí na původní místo. | Největší riziko není katastrofa, ale běžná manipulace. |
| Fyzický archiv může tvořit až 80 % nákladů na správu dokumentace. | Dokumenty „nejsou zdarma“, i když leží ve skladu. |
| Při stěhování firmy se běžně ztratí 3–7 % fyzických dokumentů. | Riziko roste při reorganizaci kanceláří. |
| Optimální teplota pro archiv je 16–19 °C a 45–55 % vlhkost. | Běžné kanceláře tyto podmínky nesplňují. |
Nečekejte na problém, kterému můžete předejít
Papír má hodnotu, ale ne jako dlouhodobý nosič informací. Často se začne ničit dřív, než si toho všimnete – vlhkostí, světlem, chybným uložením nebo prostě běžným používáním. Pokud chcete mít jistotu, že se ke svým dokumentům dostanete kdykoli a v nezměněné podobě, je dobré neponechat všechno náhodě a postupně je převádět do digitální podoby.
Moderní elektronická správa dokumentů vám nezaručí jen bezpečnější archiv, ale hlavně klid, že o důležité informace nepřijdete ve chvíli, kdy je nejvíc potřebujete. Více informací najdete na stránkách Copy General jako poskytovatele převodu a bezpečného zpracování firemních dokumentů.
Použité zdroje:
- https://www.loc.gov/preservation/care/paper.html
- https://www.nationalarchives.gov.uk/archives-sector/advice-and-guidance/managing-your-collection/archive-basics/taking-steps-to-preserve-archives/removing-the-risks-to-archives/
- https://www2.archivists.org/prof-education/course-catalog/basics-of-preservation-for-archives
Tiskové zprávy
|
PŘEČTENÍ: 7476
Tiskové zprávy
|
PŘEČTENÍ: 9295
Technika
|
PŘEČTENÍ: 8365
